Le Società del Gruppo Impresoft hanno adottato un sistema di gestione delle segnalazioni whistleblowing che prevede specifici canali di comunicazione per la ricezione e gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, di presunte irregolarità come riportato nella Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
Si invitano tutte i dipendenti e collaboratori delle Società del Gruppo Impresoft nonché tutti gli altri soggetti che interagiscono con le Società del Gruppo Impresoft a segnalare qualsiasi violazione rilevante ai fini della Procedura di cui gli stessi vengano a conoscenza, in qualunque fase del loro rapporto con le Società del Gruppo.
I canali di comunicazione e l’oggetto delle segnalazioni
Le segnalazioni devono essere inviate attraverso i seguenti canali.
Canali di segnalazione interni:
Si raccomanda al segnalante di accedere periodicamente alla piattaforma online per verificare l’eventuale presenza di richieste di chiarimenti relative alla segnalazione inoltrata.
È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (salvo si tratti di segnalazione anonima); la seconda con la segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Gestore Segnalazioni”.
Si rinnova l’invito a utilizzare la piattaforma online, salvo che per ragioni di carattere tecnico non sia possibile accedervi, poiché:
Canali di segnalazione esterni (da utilizzare in via residuale e solo in presenza dei requisiti indicati nella procedura whistleblowing):
La segnalazione può avere ad oggetto:
Garanzia di anonimato e divieto di atti di ritorsione
Le Società del Gruppo Impresoft garantiscono la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.
I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie.
Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.
Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni disciplinari.
Soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni
La gestione dei canali di segnalazione è affidata ai Gestori delle Segnalazioni individuati in due professionisti presso lo Studio MN Tax & Legal.
Tempistiche di riscontro
Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento.
Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione ovvero entro sei mesi in caso di Segnalazione esterna se ricorrono giustificate e motivate ragioni.
Modalità di archiviazione e conservazione delle segnalazioni
Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.
Documenti implementati dalle Società del Gruppo Impresoft
Come richiesto dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023, le Società del Gruppo Impresoft hanno adottato la seguente documentazione a disposizione degli interessati:
Le Società del Gruppo hanno provveduto a nominare i fornitori che compiono operazioni di trattamento per loro conto quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR e a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.